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        你的采購前期市場詢價與管理是怎么做的?

        在企業采購中,如何實現采購物資物美價廉,如何在市場詢價時做到有的放矢,是每一個采購工作者的工作職責和價值體現。通過核實采購計劃、收集市場信息、篩選潛在供應商等方式為詢價做好鋪墊;通過比價,正確、科學地估算低價,做到“心中有數”,采購中“游刃有余”,既提高采購效率、保證質量,又能節省資金??梢?,采購前期市場詢價與管理對于采購的順利進行至關重要。
          現代經濟活動中,除政府價格管制商品外,商品價格都是在市場需求和供給相互作用、共同影響下決定的,作為采購人員首先要了解影響采購價格的主要因素,明白不同采購價格的含義才能在市場詢價時做到有的放矢,準確獲取市場信息;其次還要學會處理市場信息,通過對比、分析、測算制定出合理的采購底價,在保障物資供應的同時降低企業采購成本。
          一、影響采購價格的因素
          1.生產成本。成本是影響物資價格最根本也是最直接的因素,銷售價格扣除成本即是生產商賺取的利潤,在銷售價格不變的前提下,實現利潤最大化就必須保證成本最小化。同理,為了維持利潤不變,在成本增長的同時就必須提高銷售價格,所以說生產成本的變化會直接影響到銷售價格。
          2.規格型號。物資的規格型號描述的越詳細說明對于此項物資的采購要求越明確。詳細的描述通常涵蓋物資的材質、用途、參數等信息,這些信息一方面有助于我們準確采購所需物資,另一方面也有助于供應商及時、準確的報價。
          3.質量標準。任何產品都有質量標準,不管是國家標準、行業標準還是企業標準,生產企業都必須嚴格執行才能生產出合格的產品,高標準對應著高品質的產品,低標準對應著低品質的產品。所以,同一件產品執行的質量標準不同,對應的價格也就不同,也就是人們常說的“一分錢一分貨”。
          4.采購數量。當采購數量較大時,為了實現薄利多銷或者攤低銷售成本,供應商往往愿意出讓部分利潤、降低售價來促成銷售。目前,一些大型企業實行的年度代儲集中采購和季度、月度集中報計劃采購等措施就是為了在采購時形成批量,以便在采購時能夠向供應商爭取更多讓利,從而降低物資的采購價格。
          5.市場供求關系。當采購物資屬于緊俏商品時,供應商占據市場主動地位,對于產品定價有更多的話語權;當采購物資屬于普通商品,市場供應充裕,采購方則對于物資定價具有更大的話語權。除此之外,某些產品的生產、銷售存在著規律變化,掌握市場需求的淡旺季,找到并抓住這種規律變化可以更好地把握采購時機,以相對低廉的價格買到所需產品。例如,在北方地區進入冬季以后,由于氣候的原因不適宜施工,建材的銷售就轉而進入了淡季,市場價格處于相對較低的水平,而正好下一年有開工建設的項目需求計劃,此時提前采購囤積建材將是個很好的時機,大批量的采購在此時能夠爭取到更多的折扣,從而為企業的生產建設大大降低成本。
          6.交貨、付款條件。交貨及付款條件也是影響物資采購價格的一個很重要因素,沒有經驗的采購人員在談及采購價格時往往會忽略到這個重要條件。交貨條件包括交貨時間、交貨地點、運輸方式等。日常采購中的急用料物資,交貨期往往很短,如果市場上沒有現貨,生產企業就必須加班加點地生產,這就造成了企業生產成本上升,為了轉移這部分成本就必須提高售價,所以急用料物資往往采購價格比較高。交貨時如果由采購方自行承運,供應商則會相應地降低價格,反之,由供應商承運,采購價格必然包含運費。為了降低自身資金占用成本,供應商更青睞于現金支付。采購時供應商通常都會要求預付一定比例的貨款作為定金,但采購方為了降低自身的風險往往不愿意提前支付貨款,為了盡早或更多地獲得現金支付,供應商通常愿意適當降低售價來作為交換條件。
          二、采購價格種類
          采購價格是在采購過程中,采購方與供應商就某種所需產品或者服務所確定的交易價格。在實際采購過程中,根據交易條件的不同,采購價格也有很多類型,下面列舉幾種常見的采購價格類型:
          1.送達價。送達價是指供應商的報價當中包含負責將商品送達采購方指定的地點或者倉庫時,期間發生的所有費用都由供應商來承擔。
          2.出廠價。出廠價是指供應商的報價不包括運輸費用,而由采購方自行承擔運輸責任。此種情況通常是采購方自身具備運輸工具和運輸能力或由于供應商報價中運費比例過高。
          3.現金提貨價?,F金提貨是指采購方以現金或相等的方式支付貨款,即“一手交錢一手交貨”?,F金提貨的方式,供應商免除了在交易過程中的風險,而采購方則通??梢韵硎艿揭欢ǖ默F金折扣。
          4.含稅價、不含稅價。通常供應商在報價時都會注明是含稅價或不含稅價,它們之間的換算公式是:含稅價=不含稅價×(1+稅率)。如果在實際詢價過程中供應商沒有注明報價是否含稅則一定要核實,同時明確稅率是多少。
          三、詢價前的準備工作
          1.核實采購計劃。采購計劃是根據生產需求計劃來編制的,及時準確地采購到所需物資,才能更好地為生產服務,因此,在采購物資詢價之前首先要對采購計劃進行核實。在核實采購計劃時應該注意以下幾點:采購計劃必須是書面的且經過主管部門及領導審批;采購計劃必須要有明確的內容,例如,物資名稱、規格型號、采購數量、質量標準、交貨期限等必要信息;非標定制產品或技術較為復雜的產品,采購計劃必須附帶加工圖紙或技術協議等附件。
          2.市場信息收集。核實采購計劃后,對于擬采購物資的市場信息應進行調查收集,以便于制定下一步供應商的初步篩選及詢價策略。確定市場供應類型,要弄清擬采購物資市場類型是壟斷性市場還是競爭型市場?如是壟斷性市場是獨家壟斷?還是少數寡頭壟斷?如是競爭型市場,競爭是否充分?根據不同的市場供應類型,制定不同的采購策略,如競爭型市場,競爭充分則選商范圍廣,可以通過市場公開招標采購,充分發揮市場競爭作用來降低物資采購價格。了解市場發展水平,擬采購產品屬于新型研發產品還是技術成熟型產品或者是淘汰落后產品。一般來說,新型研發產品市場屬于成長期,供應商數量較少,供應商前期產品研發投入較高,因此初期市場定價較高,而技術成熟和淘汰落后型市場,市場產品供應充裕,市場競爭激烈,屬買方市場,采購定價時有利于采購方。
          3.潛在供應商的選擇。了解市場情況后,可根據已掌握的信息,從眾多供應商中初步選擇擬合作的潛在供應商,篩選時可參考以下幾點:從企業已有的供應商資源庫中進行選擇;從已有過采購記錄且信譽優良的供應商中進行選擇;從處于行業領先地位的知名供應商中進行選擇。除了上述幾點外,還需注意在采購訂單數量金額較大時,應考察擬合作的供應商是否具備相應的規模,是否有能力按期交付訂單。
          四、市場詢價
          1.詢價方式。在完成了潛在供應商篩選后,可以展開市場詢價工作。市場詢價的方式有以下幾種:采購人員通過電話或當面說明的方式向供應商詢問報價既口頭詢價,注意詢問時需明確說明擬采購物資的名稱、規格、數量、交貨期限、交貨地點、付款方式等。此種詢價方式因為可能發生溝通上的誤解且口說無憑,一旦實際采購中發生差異容易產生糾紛,所以是一種非正式詢價方式,但是可以作為一種初步了解市場行情的方式;采購人員通過e-mail郵件或即時通訊軟件向擬詢價供應商的業務人員發送詢價單,對方通過同樣的方式進行報價回復。網絡詢價的方式具有快捷、便利的特點,但前提是要準確獲得對方的聯系方式,否則可能造成郵件丟失、錯誤投送等情況,不但耽誤了詢價工作,還容易造成企業采購信息泄露。鑒于前述兩種詢價方式在操作上存在的弊端,采購人員在實際市場詢價時多以書面詢價單的形式向供應商通過傳真等方式發送書面詢價,而供應商收到詢價單后按照要求在規定的期限內以報價單的形式對詢價做正式的書面回復。此種方式較為正式,供應商的書面報價單也常被作為日后雙方達成采購交易的重要依據。市場詢價是采購人員了解市場供需情況的一個重要環節,也是準確掌握市場信息最直接、最有效的方式,對于市場詢價信息的收集、整理和分析是開展下一步采購工作的基礎。
          2.報價單處理。通常情況下采購人員通過初選供應商,發出詢價單進行市場詢價,供應商在規定的時間內以報價單的形式進行回復。采購人員需要對供應商報價單內容進行審核、分析。審核報價單,審核報價單中物資名稱、規格型號、數量、單位、單價、交貨期等信息是否完整以及與詢價單內容是否一致;報價單中產品質量標準是否滿足采購要求;報價單中的價格類型是否標明;報價有效期是否注明;付款條件是否能夠滿足;交貨方式及運輸方式;有無其他附加條款;如訂單達到一定數量可以享受折扣或者達到一定數量供應商才接受訂貨等。比價分析,采購人員通過對供應商報價單的比價分析,可以為后期制定采購底價提供參考。在進行比價分析時應注意以下幾個方面:(1)剔除無效報價,所謂無效報價就是指無法滿足采購要求的或者不符合規定的報價:如交貨期無法滿足生產要求;付款條件無法滿足;有效報價期限內無法完成采購;報價超過截止日期等情況;(2)統一報價單位,如某潤滑油品報價,供應商報價單位有“元/桶”和“元/千克”,應該按照包裝規格先換算為統一單位后再進行比較;(3)含稅價與不含稅價之間的換算,在遇到供應商報價類型不統一時,應根據換算公式進行統一之后再進行比較;(4)統一報價單位及報價類型之后,可以對各家供應商的交貨期長短、付款條件、是否承運等條件進行比較,如供應商報價不含運費,進行比較時需考慮價款中的運輸成本。在對供應商報價進行比價分析時要遵循的原則是:必須是在同等或相近條件下進行比較,如有甲、乙兩家供應商報價一致,但付款條件不同,甲要求先支付一定比例貨款,而乙要求貨到驗收合格后付款,那么在進行價格比較時,乙的報價條件要優于甲的。
          五、估算底價通過前期的市場信息收集、供應商初選、市場詢價之后,采購人員可以估算采購底價。
          1.估價注意事項,在估算底價過程中,采購人員需注意以下幾點:
          (1)在估算采購底價的過程中采購人員應提高工作效率避免拖延,在規定的時間內完成工作。周期過長,一方面會耽誤企業生產,另一方面有采購計劃泄露風險,某些不良供應商有可能在此期間進行“項目攻關”,或者多家供應商串通圍標,從而造成企業采購成本上升,嚴重損害企業利益。
          (2)采購人員必須嚴格遵守紀律、防范泄密,自覺加強職業操守,抵制不良誘惑,保守企業秘密。在未達成采購協議之前,嚴格防范采購底價泄露。
          2.如何估算底價,采購底價的估算不是憑借主觀印象確定,也不是簡單套用歷史采購價格,否則既不客觀也不合理。那么如何估算采購底價呢?可以參考以下幾條:一是采購預算控制,通常企業的采購項目都有專業的部門和人員制定采購預算資金,例如,非安設備購置、項目投資等。在制定采購底價時,一定不能突破采購預算資金上限,采購人員應嚴格執行采購預算控制,將采購底價控制在預算以內。二是參考歷史采購價格,需注意采購物資名稱規格與歷史采購記錄是否一致;需注意影響采購價格的幾個主要因素是否發生了變化,如同一物資前后兩次采購,數量不同,但大批量采購價格較低;歷史采購與本次采購之間,時間間隔不宜過長,一般不超過三個月;此方法適合于市場價格波動不太明顯、價格變化比較規律的商品,對于市場價格變化波動較大的商品不適宜此方法制定采購底價。
          三是經驗豐富、業務能力強的采購人員可以根據前期市場調研情況制作采購成本分析測算表,通過成本分析測算,可以粗略測算出產品的成本、供應商的合理利潤等。當供應商報價遠超出其合理利潤時,可依據測算結果據理力爭、討價還價,將供應商報價控制在合理范圍內,從而降低企業采購成本。經驗欠缺的采購人員在無法獨立完成成本分析時,可要求供應商報價時附帶提供產品報價測算表作為其報價依據,通過對其報價測算表的分析審核,可幫助采購人員完成產品成本分析測算,從而去除報價中摻雜的“水分”,核算出真實合理的采購底價。
          最后,采購人員在確定采購價格時,要避免進入一個認識誤區:一般來說,人們買東西總是認為越便宜越好,但是對于企業物資采購來說,這樣的認識是不對的。采購價格便宜固然重要,但更應看重產品的質量能否滿足企業需要,是否降低了企業成本。在實際采購中,供應商如果被迫接受低價,往往會發生消極供貨、以次充好、降低售后服務質量等現象。舉例來說,某企業采購了一批設備配件,盡管價格便宜,質量卻較差,后期設備運行過程中維護、保養頻繁,企業的單次采購成本是降下來了,維修保養成本卻上去了。單純地追求低價采購,企業生產的總成本并沒有降低反而有可能升高,從長期來看,一方面企業利益受損,得不償失,另一方面也不利于企業與供應商建立長期合作關系。因此,在滿足物資生產需要的前提條件下,合理低價采購才是作為采購人員應該遵循的定價原則。
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